Klachten

Deze pagina is samengesteld voor personen en organisaties die met het Vogeltrekstation te maken hebben.

Het is Vogeltrekstation er veel aan gelegen om op een zorgvuldige manier met haar contacten om te gaan. Toch kan het voorkomen dat er aanmerkingen zijn op de werkwijze en/of besluitvorming van Vogeltrekstation. Dat kan variëren van kritiek op het algemene beleid tot specifieke handelingen van een medewerker. Zulke signalen willen we graag ontvangen om daarmee onze relaties te kunnen verbeteren. Een telefoontje, e-mailbericht of brief met uw kritiek stellen we zeer op prijs.

Het kan gebeuren dat uw kritiek verder gaat dan signaleren. U bent onheus bejegend of u bent ontevreden over de manier waarop het Vogeltrekstation een voorval heeft afgehandeld. Ook kan het zijn dat u het niet eens bent met de afwijzing van een verzoek. Deze pagina beschrijft in het kort de procedure voor signaleren, klagen en bezwaar maken bij het Vogeltrekstation. Ook is het mogelijk dat u kritiek heeft op het werk van een collega-ringer, of een geschil met die persoon heeft waarvoor u geen oplossing weet. Ook voor dergelijke gevallen is het mogelijk een klacht in te dienen. Het Vogeltrekstation heeft zich te houden aan de bezwaarschriftprocedure welke valt onder de Algemene wet bestuursrecht.

Signaleren (mondeling)

Vogeltrekstation gaat ervan uit dat klachten die mondeling worden ingediend over minder zware gedragingen gaan dan klachten die schriftelijk worden ingediend. Voor de afhandeling van mondelinge klachten geldt een eenvoudige procedure: wij staan u te woord en proberen de klacht, evt. na ruggespraak, op te lossen en u tevreden te stellen. Als u de klacht niet met de medewerker van dat moment wilt bespreken, onderzoeken we de mogelijkheid dat u op een ander moment iemand anders te spreken kunt krijgen.

Als een mondelinge klacht niet naar uw tevredenheid is afgehandeld, wijst de medewerker op de mogelijkheid de klacht op schrift te zetten en die het hoofd van het Vogeltrekstation toe te sturen. Mondelinge klachten worden bij ons niet geregistreerd.

Klagen/Bezwaarschrift (schriftelijk)

In dit gedeelte volgt een korte beschrijving van de klachtenprocedure van Vogeltrekstation. De procedure is gebaseerd op de Algemene wet bestuursrecht, waarmee wij te maken hebben.

Als organisatie heeft Vogeltrekstation zorgvuldigheid in de contacten met personen en instanties hoog in het vaandel staan. Toch kan het gebeuren dat iemand ontevreden is over de behandeling door Vogeltrekstation. Als u over een behandeling ontevreden bent kunt u schriftelijk een klacht - bezwaarschrift indienen. Iedere klacht wordt zorgvuldig onderzocht en afgehandeld.

• Waar moet uw klacht aan voldoen?
  Als u schriftelijk een klacht indient moet u tenminste uw naam, adres en de verzenddatum in de brief opnemen en deze ondertekenen. Dit betekent voor u dat een e-mailbericht van u door een ondertekende brief gevolgd moet worden. Kern van uw klacht is een beschrijving van de gedragingen waartegen u zich richt. U stuurt de klacht naar: Vogeltrekstation, Postbus 50, 6700 AB Wageningen.

• Wie behandelt mijn klacht?
  Uw klacht wordt behandeld door de klachtencommissie van het Vogeltrekstation. Deze commissie bestaat uit twee personen.
   
• Wat is de procedure bij een klacht?
  De correcte ontvangst van uw klacht wordt schriftelijk aan u bevestigd en wij moeten binnen de wettelijke termijn van zes weken een beslissing nemen of uw klacht gegrond is of niet. In bijzondere gevallen zoals vakantie van de betrokkenen kan de behandeling van de klacht langer dan zes weken duren, maar de afhandeling mag nooit langer dan tien weken in beslag nemen. Uw klacht wordt in eerste instantie gecontroleerd of eerder genoemde gegevens als naam etc. in de brief staan. Als er gegevens ontbreken ontvangt u daarvan bericht en krijgt u de gelegenheid de ontbrekende gegevens aan te vullen. De klacht wordt vervolgens getoetst aan de verdere eisen die de wet stelt en aan de gedragscode vogels ringen. Als het Vogeltrekstation uw klacht in behandeling neemt, krijgt u na enige tijd een uitnodiging om gehoord te worden door de leden van de klachtencommissie. Horen kan telefonisch of, op uw verzoek, op het Vogeltrekstation of een andere gezamenlijk overeen te komen locatie. Op deze wijze kunt u uw klacht toelichten. Na de hoorzitting wordt zo spoedig mogelijk, met inachtneming van de wettelijke termijn, een beslissing genomen. Die beslissing wordt u schriftelijk toegestuurd. Denkbare sancties zijn een waarschuwing, of het inperken, schorsen of intrekken van een machtiging.
• Wanneer wordt uw klacht niet in behandeling genomen?
  Onder bepaalde omstandigheden hoeft het Vogeltrekstation uw klacht niet in behandeling te nemen, o.a. als er al eerder een klacht van u over hetzelfde probleem werd behandeld, of als het probleem langer dan een jaar voor de indiening van de klacht plaatsvond, of als het belang van de behandeling van de klacht niet zwaar genoeg is. Als de klacht om één van deze redenen niet behandeld wordt, ontvangt u hierover binnen zes weken bericht.

Nationale ombudsman

Als u het niet eens bent met de beslissing van het Vogeltrekstation, kunt u daarover vervolgens een klacht indienen bij de Nationale ombudsman, Postbus 93122, 2509 AC Den Haag.